Facturación gratuita de la DIAN: paso a paso y cuándo ya no te alcanza

La DIAN ofrece un «software de facturación gratuita» para cumplir la obligación de facturar electrónicamente. Esto es lo que dicen la norma vigente y las guías oficiales de la DIAN, consultadas el 21/10/2026.

Esta guía no es asesoría tributaria. Antes de habilitarte, confirma tu caso con tu contador o con la DIAN.

Quién puede usarla

• Cualquier obligado a facturar electrónicamente. La norma dice que puede usarla «sin atender límite de cantidad, montos de los documentos, adquirentes, bienes y/o servicios» (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.8.1).
• Empresas y personas naturales. Te registras como «empresa» o como «persona» (DIAN, Prepárate).
• Quien factura por gusto, sin estar obligado. Sigue el mismo proceso que un obligado (DIAN, ¿Debes facturar electrónicamente?). Desde ese momento, para efectos tributarios, quedas como obligado a facturar (Decreto 1625 de 2016, art. 1.6.1.4.3, parágrafo 1).
• Quien no está obligado y solo recibe facturas. Puede usarla para dar el acuse de recibo de las facturas que le llegan (art. 1.5.1.5.8.1).

Si no sabes si estás obligado, lee quién debe facturar siendo persona natural.

Qué hace

Según la norma y las guías de la DIAN, la Solución Gratuita sirve para:

• Facturas y notas. Genera, transmite, valida, expide y recibe facturas electrónicas, notas débito y notas crédito (art. 1.5.1.5.8.1).
• Tipos de factura. Trae formularios de factura normal, AIU, exportación, mandato y contingencia (Guía de Facturación Gratuita, p. 16).
• Documento soporte y nómina. También genera el documento soporte de compras a no obligados a facturar y el de nómina electrónica (art. 1.5.1.5.8.1).
• Plantillas. Guardas las facturas que más repites y las vuelves a emitir (Abecé de Plantillas).
• Datos del comprador. Con el tipo y número de documento del comprador, el servicio completa su nombre y su correo (micrositio Facturación gratuita).
• Celular. Después de registrarte, puedes facturar desde el celular o la tableta (DIAN, ¿Qué requieres?).

Qué necesitas antes de empezar

La DIAN pide estas cosas (¿Qué requieres? y Prepárate):

1. RUT actualizado. Si es una empresa, también el del representante legal.
2. Acceso al correo del RUT. Ahí te llega el enlace para entrar.
3. Certificado de firma digital. Si usas la Solución Gratuita, la DIAN te lo da sin costo. Dura dos años (micrositio Facturación gratuita).
4. Instrumento de firma electrónica (IFE) de la DIAN habilitado. Lo necesitas para pedir la numeración de tus facturas.
5. Un computador con internet. La DIAN lo recomienda para habilitarte, con las ventanas emergentes activadas en el navegador.

Para el certificado, la entidad certificadora te pide la cédula escaneada al 150 % y el RUT vigente con código QR. Si es una empresa, también el certificado de existencia y representación con menos de 30 días (Paso a paso del certificado digital).

Paso a paso para habilitarte y facturar

1. Regístrate. En dian.gov.co entra a Factura electrónica, opción «Habilitación». Elige «Empresa» o «Persona». Te llega un enlace al correo del RUT, y ese enlace vence.
2. Elige el modo de operación. En «Registro y habilitación», «Documentos electrónicos», «Factura electrónica», selecciona «Solución Gratuita» y dale «Asociar». Cierra sesión y vuelve a entrar.
3. Pide el certificado gratis. En la Solución Gratuita, abre el menú «Certificado digital», llena el formulario y dale «Generar solicitud». Sigue los pasos del correo de la entidad certificadora.
4. Configura. Crea tus rangos de numeración de prueba, tus compradores y tus productos o servicios (Guía, p. 11).
5. Haz el set de pruebas. Son 4 documentos: 2 facturas, 1 nota débito y 1 nota crédito (Guía, p. 3). Los documentos de prueba no tienen validez fiscal.
6. Pon la fecha de inicio. Con las pruebas aprobadas, el sistema te pide la fecha en que empiezas a facturar. Escógela bien: después no se puede cambiar. En esa fecha, la DIAN agrega a tu RUT la responsabilidad 52, «Facturador electrónico» (Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.1.1).
7. Pide la numeración. En el portal MUISCA, con tu usuario y clave, solicita la autorización de numeración para factura electrónica y para el talonario de contingencia.
8. Asocia los prefijos. Entra por «Facturando electrónicamente» y asocia solo los rangos de factura electrónica.
9. Factura. Desde ahí, cada factura que emites en este ambiente tiene validez fiscal.

Si la plataforma de la DIAN se cae, la ley te deja entregar la factura sin validar y enviarla dentro de las 48 horas siguientes a que se resuelva la falla (Estatuto Tributario, art. 616-1). Si la falla es tuya, usas el talonario de contingencia que autorizaste en el paso 7.

Sus límites

No tiene tope de facturas. La DIAN dice «sin límite de generación y recepción de documentos electrónicos». El volumen no es lo que la limita.

Lo que sí debes saber:

• Cada factura se llena en un formulario web. Así lo muestra la guía oficial (pp. 16 a 21). Las plantillas te ahorran escribir lo que repites.
• No sirve para el POS electrónico. La norma dice que el servicio gratuito no aplica para habilitar el documento equivalente electrónico, que incluye el tiquete POS (Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.1.1, parágrafo 2). Si vendes en mostrador, la DIAN te da dos caminos: un software adaptado para el POS electrónico o facturar electrónicamente todas tus ventas (Abecé del POS electrónico).
• Inventario y contabilidad. En la norma, las guías y el micrositio que revisamos, la DIAN no le atribuye funciones de inventario ni de contabilidad. No la probamos.
• Conexión con tu tienda en línea u otros programas. Tampoco aparece en la documentación que revisamos. No verificado.

Cuándo conviene un software pago

La Solución Gratuita cumple con la DIAN. Un software pago te puede servir si tu operación necesita algo que la gratuita no trae. Por ejemplo:

• Vendes en mostrador y quieres sacar el POS electrónico desde la caja.
• Necesitas que cada factura descuente tu inventario.
• Quieres que tus ventas pasen solas a la contabilidad.
• Facturas desde tu tienda en línea o desde otro programa.
• Emites muchas facturas distintas al día y llenarlas a mano te quita tiempo.

Si es tu caso, compara opciones en facturación electrónica. No es todo o nada: la norma deja registrar «el o los» modos de operación (Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.1.1). La DIAN dice que puedes facturar con «una o varias» de las tres formas: la gratuita, un proveedor tecnológico o un desarrollo propio (Prepárate).

Qué hacer esta semana

1. Confirma si estás obligado a facturar con tu contador. Si eres persona natural, lee esta guía.
2. Revisa tu RUT: que esté actualizado y que puedas abrir el correo que aparece en él.
3. Habilita tu IFE de la DIAN para poder pedir la numeración.
4. Regístrate en «Habilitación» desde un computador y haz las 4 pruebas.
5. Pide la numeración en MUISCA, incluido el talonario de contingencia.
6. Haz una lista de lo que necesitas además de facturar: caja, inventario o contabilidad. Si necesitas algo, compara en /facturacion-electronica.